02

　　第一篇：采购部门管理制度

　　采购管理责任制度

　　1 .目的

　　为明确采购业务管理相关部门和岗位的职责权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督，特制定本制度。

　　采购业务的不相容岗位至少应当包括以五个方面：①请购与审批。②供应商的选择与审批。③采购合同的拟订、审核与审批。④采购、验收与相关记录。⑤付款的申请、审批与执行。

　　2.相关执掌

　　2.1 总经理岗位责任

　　①审批采购部门的各项规章制度。

　　②审批年度采购预算和采购计划。

　　③审议批准合格供应商名单。

　　④审批预算及计划外采购项目。

　　⑤审批采购订单和重要采购合同。

　　2.2财务总监岗位责任

　　①审核采购部门各项规章制度。

　　②审核年度采购预算和采购计划。

　　③审核预算及计划外采购项目。

　　④根据权限审批采购订单和采购合同。

　　2.3 采购部经理岗位责任

　　①制定采购部规章制度和工作流程。

　　②编制年度采购预算和采购计划。

　　③审核采购合同和采购订单。

　　④在授权范围内签订采购合同。

　　⑤办理大宗物资及重要物资的采购项目。

　　⑥组织进行合格供应商的选择和评审工作。

　　2.4采购员岗位责任

　　①进行市场调查，填写询价比价单。

　　②负责起草采购合同和编制采购订单。

　　③提出采购付款申请。

　　④实施采购，办理退换货事宜。

　　⑤建立、更新与维护供应商档案。

　　⑥参与对供应商质量、交货情况等的评价工作。

　　2.5财务部经理岗位责任

　　①审核采购合同及付款申请。

　　②审议会计提交的付款凭证。

　　③参与合格供应商的评审工作。

　　④参与商定对供应商的付款条件。

　　2.6请购部门经理岗位责任

　　①编制本部门年度采购预算和采购计划。

　　②推荐提供部门所需物资的合格供应商。

　　③根据物资需求情况，提交请购单（采购需求单）。

　　④参与检验采购物资的质量，以及合格供应商的选择评审。

　　⑤对不合格及报废物资提出处理意见。

　　2.7质检部经理岗位责任

　　①事先检验采购物资样货质量。

　　②负责检验所购物资的质量。

　　2.8技术部经理岗位责任

　　①提供对所购物资的专业技术建议。

　　②参与对特有物资的技术检验工作。

　　2.9仓储部经理岗位责任

　　①负责外购物资的入库验收工作。

　　②负责外购物资的标识、保管以及收发工作。

　　③负责与物资需求部门、采购部门沟通，及时反映库存情况。

　　3.采购的授权审批

　　① 采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。

　　②严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。

　　③采购员应当在职权范围内，按照审批人的批准办理采购与付款业务。

　　④对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，采购员有权拒绝办理，并及时向审

　　批人的上级授权部门报告。

　　⑤对于重要和技术性较强的采购业务，采购部应当组织技术专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而给公司造成严重损失。

　　4.采购业务流程

　　4.1 请购

　　①物资需求部门根据公司采购预算、实际经营需要等提出采购申请，经部门经理签字后，及时向采购部门提出采购申请。采购部在接到请购申请后要向仓库保管单位核实实际库存情况，确定是否有采购必要。

　　②请购的撤销，请购事项的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购，同时在“请购单”第

　　一、第二联加盖红色“撤销”的标记并注明撤销原因。采购部门应将加盖“撤销”章的请购单，送回原部门。原“请购单”未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。

　　4.2审批

　　采购部经理、财务总监、总经理根据规定的职责权限和程序对采购申请进行审核审批。 ①采购预算内，采购金额在2万元以内的，采购部经理审批；采购金额在2万～5万元的，采购部经理审核，报请财务总监审批；采购金额在5万元（含）以上的，由财务总监审核，报请总经理审批。

　　②超预算或预算外采购项目均由财务总监审核，总经理审批。

　　③对不符合规定的采购申请，审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。

　　4.3采购

　　①采购部经理根据经过审批的请购内容，组织采购员进行采购。

　　②采购员进行市场调查，进行比质、比价，拟定供应商名单，经采购部经理审核并提出参考意见后，交总经理最终确定合格供应商名单。

　　③采购部根据合格供应商名单进行采购谈判，采购员拟定采购合同后，交采购部经理审阅，报相关负责人审批后签订采购合同。具体签核权限如下：

　　（1）采购计划范围内金额在2万元以下的采购合同，需由财务部审核后交采购部经理签订采购合同即可。

　　（2）采购计划范围内金额在2万～5万元以内的采购合同，需交财务部审核，财务总监审批后授权采购部经理签订采购合同。

　　（3）采购计划范围内金额在5万元以上的采购合同，经财务总监审核、总经理审批后交

　　授权采购部经理签订采购合同。

　　（4）采购计划外的所有采购合同，需由财务部核对后，交财务总监审核，总经理审批后授权采购部经理签订采购合同。

　　④对于不适合签订合同的采购事项，采购部按请购部门提出的请购单，逐笔询价、议价，并在了解交易条件后订购。

　　⑤采购期限的控制，采购期限包括请购单的报送审批时间、订单处理时间、供应商备货时间、运货时间、验收时间和入库时间等。采购部应按请购需求日合理安排时间，对业务处理时间有变更时要及时通知需求部门协商解决。

　　⑥交期延误罚扣处理，采购部在订立合同时应明确采购物品延期交付处罚规定，对由此可能对公司生产经营活动产生的损失予以赔偿。

　　4.4 验收

　　①物资运抵公司后必须先行入库，不得将实物接送车间。采购部将送货日程及订单信息通知质检部门、仓库，质检部根据交货期提前做好准备工作，按公司有关验收规定对采购的物资进行验收并入库，对于在验收中发现的问题应及时通知采购部，采购员根据验收情况进行处理。

　　②验收过程中出现的采购商品或劳务数量不符合公司规定的情况，采购员需提出解决方案，报采购部经理审批。

　　③采购商品出现重大质量问题，由采购部经理组织召开问题解决会议，邀请质检部、财务部、技术等相关人员参加；采购部负责编写《问题解决方案》，经总经理审批后负责处理。

　　4.5入库

　　①物资运抵后经质检员检验合格方可办理入库，仓库保管员填写收料单，收料单上需注明应入库数量、实际入库数量、计划单价和实际单价、入库金额合计（不包含增值税）、增值税，并由采购经办人、品检、仓管保管人三方签字。

　　②入库物资超出订单数量或少于订单数量，均应在收料单上体现出来，除超出数量属于行内惯例外，其他情况需要求采购人员出具经采购经理签核过的书面处理意见，方可办理入库。

　　③仓库保管员不得私自接收物资入库，对于紧急需入库的物资应询问采购部，并协同质检部门办理入库手续。

　　④对于检验后的物资应区别对待，检验合格、检验不合格、退运等存放与仓库处的物资

　　应标注清楚。

　　4.6付款

　　4.6.1付款相关凭证

　　付款申请书，原辅材料入库单（固定资产验收单），增值税发票，产品采购合同，产品检验单及财务部根据情况临时要求提供的单据；单据具体要求如下：

　　(1) 在付款申请书中应正确填写用款理由、合同号码、发票号码、金额、约定付款日期、

　　收款单位、开户银行及账号，并按公司内部授权规定进行审核和审批。

　　（2）增值税发票应具备号码一致，即上下联一次开具的发票联和抵扣联两张发票号码应该

　　一致；发票票面应无明显的折痕，保持整洁，以便通过税务验证；发票购货方即我方的企业名称、纳税人识别号应符合企业实际情况；对于发票上所开具数量为一批或者货物名称开具为详见清单的，必须附有加盖供应商发票专用章的详细清单；发票上必须有盖发票专用章，财务专用章不可，对于由税务部门代开的3%的增值税发票也应盖发票专用章；发票有效期自开具发票日算起180天。

　　（3）采购合同为经双方单位盖章、签字的有效正本合同；采购同主体与增值税发票名称应保持一致，否则不予付款；采购合同分期实施的，第一次提供总合同和当期实施计划，第二次提供当期实施计划、合同主体与增值税发票名称应保持一致.

　　4.6.2付款期限

　　付款期限按确定的付款帐期，付款帐期的确定按内部授权规定审批，原则为月结60天（即财务部收到发票月份的月末60天），付款帐期的起算期以财务部每月25日前收到所有相关凭证为准（付款申请书，原辅材料入库单，增值税发票，产品采购合同），采购部门交给财务的时间超过当月25日的，财务部门可延付货款一个月。具体付款规定如下：（1）支付供应商货款的日期为每月20日－25日，其他日期原则不安排正常付款，如有特殊需求需经财务部经理审核和分公司总经理批准，作为加急件处理。（2）预付货款必须以经办人员的名义填写预支单，由财务部转账给供应商，经办人员在实际业务发生后填写付款申请书并注明冲预支款，此目的为明确经办人员追踪预付款的责任，以控制付款风险；预付货款的审批程序按公司内部授权办法，付款手续按付款申请书的规范要求进行。

　　4.6.3应付会计职责

　　财务部应付账款会计对采购业务的各种原始凭证进行审核，具体审核采购的各种单据和凭证是否齐备，内容是否真实，手续是否齐全，计算是否正确。具体审核权限如下：（1）应付账款在2万元以内的，财务部经理审批；应付账款在2万～5万元的，财务部经理审核，财务

　　总监审批；应付账款在5万元以上，财务总监审核，总经理审批。（2）预付款与定金在1万元以内的，财务部经理审批即可；预付款与定金在1万～3万元以内的，报财务总监审批；预付款与定金在3万元以上的，由总经理审批。（3）审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证，交出纳办理货款支付，并通知采购员联系供应商。

　　4.7对账

　　①财务部门应于每月末将付款凭据扫描给采购部，采购部通知供应商付款情况。

　　②财务部日常工作中原则上不接受供应商电话咨询付款情况，

　　联络。

　　2012年

　　1一切事宜均由采购部负责1日起正式执行。 5.规定的制、修、止：本规定由财务部代采购部制定自发布之日起呈请总经理批准后试运行，修改后于月

　　 第二篇：药品采购部门制度

　　药品采购部门职责及制度

　　一、目地

　　为了更好管理同时也发挥个人的才能，提高工作效率及提高本部门的整体实力。

　　二、适用范围

　　适用于本部门的药品控制和药品报备。

　　三、药械职责

　　药品开发：根据原有的药品用量多，去跟厂家谈，另找新的品种

　　药品报备：负责药品的采购及跟进工作以及供应商询价

　　药品帐目：负责每月所有药商的药品做帐整理及发放各点签字核对

　　药品跟踪：负责所有各点报备的药品跟踪

　　药品三证：根据药品开发新品种出来就要跟踪三证及寄到各点

　　药品报表：随时掌握库存状态，保证各点需求药品、发票、仪器设备及时供应，充分发挥周转、调动效率。

　　四、工作程序

　　（一）、申请单程序

　　1、各机构下单时应该认真审核库存数量，做到以销定进。

　　2、采购部审核订单时，应根据公司实际情况，核定进货数，杜绝出现库存积压，滞销等情况。

　　3、订单确认后，采购部通知供货商送货时间，并及时通知各机构。

　　4、各点报备上来的申请单采购相关人员要负责跟踪

　　5申核无误查看有需调出 交由报单人员

　　6包裹单传真机构签字回传包裹单备案通知取货

　　（二）、开发票、出库单程序

　　1、采购员必须要求所负责的药管员，让每种药品必须备些发票及出库单，以便检查用。（开发票数量10-100）

　　2、申核无误相关开票单据备案 （如各点没要求从厂家开发票，全开医药公司发票）

　　（三）、三证管理

　　1、三证要按时向药商索要全新的三证资质、厂检、年检、省检、委托书、组织机构代码证、GMP证书、委托人身份复印机等几个比较重要项目不可或缺。

　　2、药品三证跟厂家三证要齐全，必须盖有厂家红章方才可以。

　　3、 通知药商寄分配各点 相关登记不可重复 （部门也要备5-10份）

　　（四）、各点药品调动

　　1、根据各点报表未销售且库存大量药品及有效期短的，负责人要提醒药管员报备上来及分配其它点用。

　　2、根据报备分配报药品安排跟踪发货跟踪双方签字传真公司结帐

　　（五)、药品盘点

　　1、到月底跟据各点报表提醒药管员盘点药品传真公司，如药品出现数量差距因及时了解原因并有相应负责人签字后给于相应的处理

　　2相应处罚表给相关部门

　　(六)、查看入库表

　　1、根据各点报备药品，跟踪到货后查看是否有无入库

　　2 、下月中旬对上月所购的所有药品对帐单报表有无入库改善报表完善（七)、报表核对

　　1、根据采购部门需要报表，让药管做相应的报表，分别为调药品、药品入库单、药品出库单、药品盘点、处表、进销存等相关报表。

　　2、跟踪每周报表发的准时性报表核对相应修改未发报表相应处理

　　五、相关表格

　　1、仪器申请表

　　2、药品请购单

　　3、药品入库表

　　4、药品出库表

　　5、调药品

　　6、进销存

　　7、开发票及出库单

　　8、药品盘点

　　9、处置表

　　全面负责各点所需的事物

　　六、部门相关制度

　　1、在采购主管的直接领导下，严格按照公司规定的报价原则进行对外报价。

　　2、凡与经销产品相关的厂家代理资质、返点、厂家资源的掌握、价格体系更新等必须做到了如指掌，落实到人。

　　3、 要积极主动配合药品采购做好每个药品方案，并与相关人达成共识。

　　4、 采购员要严格按流程执行并每做到货比三家，控制降低采购成本，对供应商进行管理及考评。

　　5、 协助主管及采购员搞好供货渠道建设。

　　6、 严格执行合同管理规定，要按时签订，不得延误，并在第一时间将合同传递给与项目相关的人员。

　　7、 综合调配公司库存资源，订货时掌握好实际库存和在途物料情况，在有库存的情况下要以先出库存为

　　主。

　　8、.购进人员应遵守职业道德，格守商业秘密。不得做损害公司的事情和有损公司名誉的现象。

　　9.、购进人员在接到采购计划后，应及时采购，保证供货。

　　10.、服从领导指挥，积极配合各部门之间工作，团结同志。

　　11.、本部门同事之间应经常互相交流，互通信息，相互学习，共同提高。

　　12、本制度即日生效，另设绩效考核表请看副表

　　 第三篇：物资采购管理制度采购制度

　　物资采购管理制度

　　一、主要内容与适用范围

　　本制度规定本公司的物资采购和管理工作内容及要求。本制度适用于本公司内的材料采购、验收等管理工作。

　　二、工作职责

　　1、材设科是本公司工程材料设备和管理的归口管理部门。

　　2、施工单位具体实施工程材料设备的采购、验收发放使用等管理工作。

　　三、物资管理要求

　　1、按照批准的物资采购计划和文件，按质量准确采购各项目部所需的工程材料、工程设备，遵守国家有关法律法规，执行本公司《采购控制程序》的有关规定。

　　2、材料采购实行分级管理，物资种类分为：

　　重要物资：钢材、水泥、商品砼、设备。

　　主要物资：砂、石类、红砖、门窗、防水材料、电焊条、管材、电线电缆等各类地方材料。

　　辅助物资：其他建筑材料、燃料、周转材料等。

　　3、材料采购计划编制：

　　a、工程项目需用材料清单。

　　b、工程项目进度表(如遇计划更改，应补充计划表)，在需用材料清单中应注明品种、规格、数量、质量要求以及供货时间等内容。各使用单位每月应提前将所需材料清单按物资种类报送质量科组织采购。

　　c、材设科接到需用材料清单应结合库存情况，统一策划，分别编制材料采购计划。

　　d、重要材料采购计划须经公司经理或各施工项目部负责人进行审核批准后实施，主要材料及其它材料采购计划由各施工项目部负责组织实施。

　　 第四篇：物资采购管理制度【采购制度】

　　物资采购管理制度

　　一、主要内容与适用范围

　　本制度规定本公司的物资采购和管理工作内容及要求，物资采购管理制度【采购制度】。本制度适用于本公司内的材料采购、验收等管理工作。

　　二、工作职责

　　1、材设科是本公司工程材料设备和管理的归口管理部门。

　　2、施工单位具体实施工程材料设备的采购、验收发放使用等管理工作。

　　三、物资管理要求

　　1、按照批准的物资采购计划和文件，按质量准确采购各项目部所需的工程材料、工程设备，遵守国家有关法律法规，执行本公司《采购控制程序》的有关规定，管理制度《物资采购管理制度【采购制度】》。

　　2、材料采购实行分级管理，物资种类分为：

　　重要物资：钢材、水泥、商品砼、设备。

　　主要物资：砂、石类、红砖、门窗、防水材料、电焊条、管材、电线电缆等各类地方材料。

　　辅助物资：其他建筑材料、燃料、周转材料等。

　　3、材料采购计划编制：

　　A、工程项目需用材料清单。

　　B、工程项目进度表(如遇计划更改，应补充计划表)，在需用材料清单中应注明品种、规格、数量、质量要求以及供货时间等内容。各使用单位每月应提前将所需材料清单按物资种类报送质量科组织采购。

　　C、材设科接到需用材料清单应结合库存情况，统一策划，分别编制材料采购计划。

　　D、重要材料采购计划须经公司经理或各施工项目部负责人进行审核批准后实施，主要材料及其它材料采购计划由各施工项目部负责组织实施。

　　 第五篇：采购部门的协调管理

　　采购部门是工厂生产材料供应的关键部门，采购员的内外协调关系归纳有以下几种：

　　一.与计划部门的协调关系 为了确保原料供应的稳定性，采购部门和计划部门需要经常交换资讯。计划部门应尽早将生产计划与物料需求计划通知采购部门，使采购部门有充裕的时间寻求货源，并与供应商议价。而采购部门亦必须将物料购运所需要时间、采购周期及订购后可能发生的变化通知计划部门。若生产计划或采购计划中的数量、时间有任何的改变，彼此均应迅速通知对方，以便及时调整与配合，有利于生产计划与出货的变更。

　　二.与管理部门的协调关系 为了能使采购功能有效发挥，公司各管理部门应重视采购部门的横向联系，并应注意采购人员的专业训练及制定采购人员的行为规范等事宜。

　　三.与销售部门的协调关系 销售部门应提供正确的销售预测及销售目标等资料给采购部门，以期采购计划的有效执行。销售部门制订产品价格时，必须事先预估制造成本，尤其是材料成本。在预估材料成本方面，采购部门应积极协助。销售部门在与客户谈判时，必须考虑采购物料的时间，避免造成无法如期交货的问题。采购部门应将从供应商处所获得的有关竞争同行的用料需求资讯及其产品的销售数量、品质、价格等资讯提供给销售部门，以协助做好竞争策略的制定工作。为了互惠起见，公司在政策上，可要求供应商购买本公司的产品，在此项政策的执行方面，销售部门与采购部门应密切配合办理。

　　四.与品管部门的协调关系 采购人员必须熟悉原料品质的标准与材料特性，以便从供应商处购买到适合的物料。采购人员由于直接与供应商接触，能协助品管部门建立供应商所能配合的一套检验标准。而品管部门亦应将检验结果告知采购人员，以便考核供应商及供应商做品质的改善。

　　五.与制造部门的协调关系 采购部门为制造部门提供物料，二者关系密切，但是二者却有不同的立场。通常，制造部门希望物料能快速供应，以免发生断料停工事情；而采购部门则希望能有充分时间进行议价，以期降低成本。因此，在采购的购运时间方面，彼此必须互相尊重、充分协调，切勿意气用事。又，对于“自制”或“外包”的决定，制造部门与采购部门彼此立场与见解亦可能有异，此时应分析成本，彼此以客观的态度，共商办法。

　　六．与技术部门的协调关系 技术部门设计物料规格时，不可过分强调追求理想而忽略价格因素；而采购部门也不可太强调价格因素而忽略品质要求。因此，技术部门应征询采购部门的意见，而采购部门亦应根据市场情报，建议适当的规格标准。总的，两者必须密切协调。另外，为了建立标准化，技术部门应于设计前多征询采购部门的意见，以期尽量减少物料品种，在此方面，两者应密切协调，产生良好的互动关系。

　　在新产品设计方面，采购部门应随时提供有关物料规格、性能、价格等最新资讯，以供技术部门参考。目前对于物料的使用不仅要符合消费者的要求，也要达到环境保护及职业安全、健康的标准，工程设计更趋严格，因此限制了采购人员在使用替代性物料的机会。所以，技术部门与采购部门必须加强联系与沟通，以保证产品品质。

　　七．与仓储部门的协调关系 大量采购可以降低物料的单位成本，但也相应地增加存量的从而提高了仓储成本。因此，为了使整体的采购成本降低，采购部门与仓储部门必须有良好的沟通与协调，妥为设计适当的最低存量及订购点。采购部门应于订购作业完成时，将有关交货时间与数量等情况通知仓储部门，以便仓储部门能事先准备所需的空间；而仓储部门应定期将存量记录通知采购部门，以利存量的控制。对于退货、呆料、缺料等问题，采购人员亦应协助仓储人员处理。 八．与财务部门的协调关系 每一项采购交易，从订购开始到交货、请款、付款，都需要作会计处理。财务部门也可为采购部门提供各项有关计算资料。例如：应付账款余额统计、实际支出金额与预算金额比较、材料成本计算、价差计算等。部门间紧密的协调与合作，通常可以获得供应商打折扣的机会以及改善买卖关系。 采购预算是公司资金需求的最主要部分，若无良好的财务计划，采购工作将无法顺利进行。采购人员在选择较佳品质时，必须考虑成本因素；在订购较大数量时，必须考虑公司财务负担能力；在议定价格时，必须考虑付款方式，以避免造成财务上的损失或风险。因此，采购部门应与财务部门在资金调度与运用、汇率与利率的价差、付款条件与额度等方面做协调。

　　九.与法务部门的协调关系 采购作业与供应商合作时，常有会牵涉到法律问题。因此，采购人员必须具备与采购作业有关的法律知识，否则，可能因不知法律规定在无意中使公司陷入诉讼困境而遭受损失。在处理采购合约、纠纷、索赔以及财产产权等方面，采购部门应与法务部门密切协调。未设法务部门的企业，必要时应聘请外界法律顾问协助。

　　十.与公关部门的协调关系 采购人员经常会与外界人士接触，在某种意义上，采购人员就是公关人员。采购人员的行为势必会影响到供应商以及其他关系人士对公司的观感与态度。